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Module Bexio · Guide de l’utilisateur

Clients, articles et factures entre FreeScout et Bexio

Le module Bexio relie FreeScout directement au compte Bexio de votre entreprise. Clients et articles sont ainsi disponibles dans FreeScout. Les modifications que vous effectuez dans FreeScout sont transmises à Bexio. Il n’apparaît aucune copie séparée qui pourrait, avec le temps, s’écarter des données actuelles.

L’idée est simple : vous ne devriez pas avoir à passer sans cesse d’un programme à l’autre pour voir, à côté d’un ticket, qui est le client, quelles prestations ont été convenues et ce qui peut être facturé.

Toutes les 5 min clients et articles se synchronisent automatiquement
Une base de données fiable Bexio reste le système de référence pour les données clients
Quatre langues allemand, français, italien et anglais
Facturer directement le travail fourni devient une facture dans Bexio

Établir la connexion

La connexion est établie une seule fois par une administratrice ou un administrateur et prend en général environ cinq minutes. Tant qu’elle n’est pas établie, aucun client ni article de Bexio n’est visible dans FreeScout.

Créer une app BexioCréez une nouvelle app sur developer.bexio.com. Comme adresse de redirection, utilisez exactement celle que FreeScout affiche sous Gérer → Bexio → Réglages.
Saisir l’identifiant et la clé APISaisissez les deux valeurs sous Gérer → Bexio → Réglages et enregistrez-les. Elles sont stockées chiffrées.
Confirmer l’accèsConnecter vous mène à Bexio. Vous y confirmez que FreeScout peut accéder au compte Bexio. Ensuite, la page de réglages affiche le nom de votre entreprise sous « Connecté en tant que ».
Attendre la première synchronisationElle démarre d’elle-même dans les cinq minutes. Si vous ne voulez pas attendre, déclenchez-la aussitôt avec Synchroniser maintenant.

La page de connexion reste aussi le premier endroit à consulter plus tard en cas de problème. Vous y trouvez l’état de la connexion et le message d’erreur exact de la dernière synchronisation ayant échoué.

Clients

Tous les clients enregistrés dans Bexio — entreprises et particuliers — se trouvent dans FreeScout sous Clients.

Vous pouvez basculer entre une vue tableau compacte et une vue cartes. La liste se filtre par entreprise ou personne, par catégorie et par état de synchronisation. La recherche porte sur les noms, les numéros de client et les adresses e-mail.

Le menu à trois points vous laisse décider vous-même des colonnes affichées. FreeScout retient ce choix pour votre compte utilisateur.

Un clic sur une entrée ouvre la fiche client avec les sections Aperçu, contacts liés et adresses supplémentaires.

Les modifications partent directement vers Bexio

En mode édition, vous disposez des mêmes champs clients centraux que dans le portail web Bexio.

À l’enregistrement, le déroulement suit un ordre clair :

  • FreeScout transmet la modification à Bexio.
  • Bexio la vérifie et la confirme.
  • Ce n’est qu’ensuite que FreeScout reprend les nouvelles valeurs.

Si la transmission échoue, les données précédentes subsistent et vous recevez un message d’erreur concret. Rien n’est perdu, et vous pouvez enregistrer à nouveau.

Les nouveaux clients aussi sont créés directement dans Bexio. Une étape purement locale n’existe délibérément pas pour les clients. Cela évite que des fiches clients n’existent que dans FreeScout et que deux jeux de données différents apparaissent.

Adresses supplémentaires

Dans la section des adresses supplémentaires, vous pouvez enregistrer autant d’adresses de livraison, de facturation ou de contact que vous le souhaitez — comme le permet le portail web Bexio.

Sont requis le nom du destinataire, la rue, le code postal, la localité et le pays. Les pays proviennent de la liste fournie par Bexio. Les autres indications, dont une désignation interne, sont facultatives.

Contacts liés

Les contacts liés vous permettent de représenter les relations entre fiches clients, par exemple une personne de contact au sein d’une entreprise ou deux sociétés liées entre elles.

Vous pouvez sélectionner un client Bexio existant et indiquer le type de relation. Vous pouvez aussi créer directement un nouveau client et le lier dans le même geste.

La relation apparaît sur les deux fiches clients et peut être ouverte depuis l’une comme depuis l’autre.

L’historique client commun

Sur la fiche client, vous trouvez une chronologie commune réunissant toutes les activités liées. En font partie :

  • les projets
  • les tâches
  • les saisies de temps
  • les ressources
  • les conversations
  • les entrées du Scratchpad

L’historique client répond ainsi d’un coup d’œil à la question : « Qu’avons-nous fait avec ce client jusqu’ici ? »

Articles

Le catalogue de marchandises et de prestations repris de Bexio se trouve sous Articles. Il contient des marchandises et des services avec leurs prix, taux de TVA et unités.

Contrairement à un client, un article peut d’abord exister uniquement en local dans FreeScout. Si vous désactivez la synchronisation à l’enregistrement, l’article n’est pas encore transmis à Bexio. L’état de synchronisation indique alors « non synchronisé ».

Avec Sync to Bexio, vous pouvez créer plus tard, à tout moment, un article correspondant dans Bexio. C’est utile, par exemple, si vous voulez d’abord tester ou préparer un article sans le rendre immédiatement disponible dans la comptabilité.

Groupes, unités et taux de TVA

Sous Gérer → Bexio → Réglages des articles se trouvent les éléments de base du catalogue d’articles.

ÉlémentOrigine
Groupessont gérés localement dans FreeScout et servent à l’organisation interne
Unitéssont synchronisées avec Bexio, par exemple pièce, heure, kilomètre, année, mois ou forfait
Taux de TVAsont synchronisés avec Bexio, période de validité comprise

Un taux de TVA échu n’est pas supprimé. Avec Fermer, il reçoit une date de fin. Les anciennes factures restent ainsi traçables avec le taux en vigueur à l’époque.

Créer des facturations

Sous Finances, le travail documenté dans les projets, les tâches et les saisies de temps est rassemblé. Vous pouvez en préparer une facturation, puis transmettre une véritable facture à Bexio.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

  • Les projets et tâches terminés se facturent intégralement ou partiellement.
  • Les saisies de temps ouvertes d’un même client peuvent être regroupées en une facturation collective.
  • La liste des facturations montre toutes les facturations précédentes et leur état actuel.

Une nouvelle facturation commence toujours comme brouillon. Vous pouvez vérifier, compléter et modifier les positions. Ce n’est qu’avec Envoyer à Bexio qu’elle devient une facture dans Bexio.

Les changements d’état ultérieurs — payée ou annulée, par exemple — sont repris de Bexio.

La synchronisation automatique

Clients et articles sont synchronisés en arrière-plan toutes les cinq minutes. Personne n’a besoin d’être connecté à FreeScout pour cela.

À chaque passage, les modifications provenant de Bexio sont récupérées et les modifications locales sont transmises à Bexio.

Si une synchronisation échoue, le dernier état correctement synchronisé subsiste. Le message d’erreur s’affiche sur la page de connexion, et le passage automatique suivant retente la transmission.

Avec Synchroniser maintenant, vous pouvez lancer la synchronisation manuellement à tout moment.

Langues

Le module Bexio est intégralement disponible en quatre langues : allemand, français, italien et anglais.

La langue se règle séparément pour chaque compte utilisateur. Vous trouvez le réglage sous Compte → Votre profil → Langue. Après l’enregistrement, l’interface s’affiche immédiatement dans la langue choisie.

Bon à savoir

Bexio détient les données clients

Bexio est le système de référence pour les données clients. Les clients ne peuvent donc pas être modifiés indépendamment de Bexio.

Si Bexio est momentanément inaccessible, aucune modification de client ne peut être enregistrée pendant ce temps. Cela évite délibérément que deux états de données différents apparaissent et doivent ensuite être fusionnés à grands frais.

Supprimer ne retire que le lien

Lorsqu’un client est supprimé, les projets, tâches, saisies de temps et ressources qui lui étaient liés subsistent. Ils perdent seulement leur rattachement à la fiche client.

Le travail déjà fourni et documenté n’est donc pas perdu.

Les coordonnées bancaires restent dans Bexio

Les coordonnées bancaires ne sont ni lues ni modifiées par le module. Le portail web Bexio reste le bon endroit pour les gérer.

Vous ne vous en sortez pas ? Assistance

Bon à savoir

Questions fréquentes

Tout ce que vous devriez savoir sur nos modules, nos licences, les mises à jour et le support avant d’acheter.

Pourquoi une date d’expiration s’affiche-t-elle sur le module FreeScout que j’ai acheté ?

Avec votre achat, vous recevez le module ainsi que douze mois de support, de mises à jour de sécurité et de nouvelles fonctions. La date d’expiration affichée concerne ces prestations comprises — pas votre droit d’utiliser le module.

Que se passe-t-il à l’expiration de ma licence ?

Le module que vous avez installé continue de fonctionner. Après l’expiration de la licence, en revanche, vous ne recevez plus de mises à jour de sécurité ni de fonctions, et le support compris n’est plus utilisable.

Vous décidez vous-même de renouveler la licence ou de continuer à utiliser le module installé sans autres mises à jour, sous votre propre responsabilité.

D’autres promettent des mises à jour à vie. Pourquoi pas vous ?

Les technologies, les exigences de sécurité et les dépendances évoluent sans cesse. Ce qui fonctionne de façon fiable aujourd’hui peut être dépassé ou plus pris en charge demain. Un bon logiciel demande donc un entretien, des tests et un développement continus.

Plutôt que de vous lier à un abonnement permanent, nous vous laissons le choix : renouveler votre licence, ou continuer à utiliser le module installé sans autres mises à jour, sous votre propre responsabilité.

Ai-je besoin de votre module LaStore ?

Non, mais le module LaStore relie votre installation FreeScout aux modules que vous avez achetés et vous apporte plusieurs avantages :

  • installation en un clic
  • détection automatique des mises à jour disponibles
  • mise à jour simple directement dans FreeScout
  • vérification de la signature du paquet
  • protection contre des paquets modifiés ou falsifiés à votre insu

Nos modules n’utilisent pas le processus de mise à jour habituel, car il n’est pas sûr. Le module LaStore vérifie chacun de nos modules avant la mise à jour. Un attaquant ne peut donc pas livrer de mises à jour falsifiées et dangereuses. Sans ce module, la vérification vous incombe et le processus est manuel.

sans LaStoreavec LaStore, pilote auto éteintavec LaStore, pilote auto activé
apprend les nouvelles versionsnonoui, chaque jouroui, chaque jour
installeà la main depuis le portailen un clicla nuit, sans vous
vérifiépar vous, via shasum -a 256ouioui
Est-ce que j’obtiens vraiment le code source complet ?

Oui. Nos modules sont fournis sous licence AGPL-3.0. Le module livré contient l’intégralité du code source, que vous pouvez consulter et adapter dans le cadre de cette licence.

Sur combien d’installations FreeScout puis-je utiliser le module ?

Une licence couvre une installation FreeScout active. Deux déménagements de serveur gratuits sont compris en plus.

Si un ancien serveur n’est plus utilisé, le système libère automatiquement son activation après 90 jours. Une installation devenue injoignable ou déjà supprimée n’est donc pas imputée durablement à votre licence.

Puis-je retourner un module acheté ?

Vous disposez d’un droit de retour de 14 jours. Il s’éteint dès que vous activez le module — et non déjà à la remise de la clé de licence.

N’activez donc le module que lorsque vous avez définitivement décidé de l’utiliser. Pour les consommateurs de l’EEE s’appliquent en outre les dispositions légales sur le droit de rétractation pour les contenus numériques.

Qui établit ma facture ?

Le paiement est traité par Paddle. Paddle agit comme Merchant of Record et donc comme vendeuse. C’est pourquoi Paddle figure comme émetteur de la facture, et éventuellement aussi comme bénéficiaire sur votre relevé de carte ou de compte.

Un module a-t-il besoin d’autres modules FreeScout ?

Cela dépend du produit. Certains modules fonctionnent entièrement seuls et offrent des fonctions supplémentaires lorsque d’autres modules sont présents. D’autres ont des dépendances strictes.

Le chercheur de créneaux, par exemple, exige impérativement le module Calendar, car les rendez-vous disponibles sont calculés à partir des agendas qui y sont tenus.

Les dépendances requises et optionnelles figurent sur chaque page de produit.

Que faire si quelque chose ne fonctionne pas ?

Nous vérifions nos modules avec soin. Il peut néanmoins arriver qu’une fonction ne se comporte pas comme prévu dans un environnement particulier.

Chaque module est accompagné d’un guide détaillé. Si cela ne suffit pas, vous pouvez ouvrir un ticket de support. Décrivez brièvement le problème et les étapes déjà effectuées — nous vous aidons volontiers.

Payer en toute sécurité, partoutVotre paiement est traité en toute sécurité par Paddle. Vous pouvez payer depuis le monde entier, confortablement dans votre propre monnaie — facturation en règle comprise.
Ouvert, vérifiable, adaptableGrâce à l’AGPL-3.0, vous obtenez le code source complet. Vous pouvez vérifier le logiciel, l’adapter vous-même et continuer à l’exploiter en toute indépendance.
Deux déménagements de serveur inclusVotre installation FreeScout déménage ? Vous pouvez transférer votre licence vers un nouveau serveur jusqu’à deux fois, gratuitement, et continuer à y utiliser le module.
Installer et rester à jour automatiquementAvec notre module LaStore pour FreeScout, vous installez vos achats en un seul clic. Les mises à jour disponibles sont vérifiées et installées automatiquement.

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