Aktivitäten-Modul · Benutzeranleitung

Projekte, Aufgaben und Zeiterfassung an einem Ort

Das Aktivitäten-Modul bildet die tägliche Arbeit ab: Projekte mit Budget, Aufgaben mit Zustand und Dringlichkeit, und die persönliche Zeiterfassung gegen Tickets, Aufgaben oder Projekte.

Der Sinn liegt am Ende der Kette: erfasste Zeit lässt sich als Abrechnung weitergeben, ohne sie irgendwo abzuschreiben. Was jemand gearbeitet hat, wird an derselben Stelle erfasst, an der es entstanden ist.

Projekte

Unter Projekte in der Navigation. Jedes Projekt hat einen Kunden, ein Budget, ein Team und einen Zustand — aktiv, pausiert oder abgeschlossen.

Die Trennung von Positionen und Aufwendungen ist keine Formsache: Leistungen sind das, was Du verkaufst, Auslagen das, was Du weiterverrechnest. Auf der Rechnung stehen sie getrennt, und in der Auswertung sollen sie nicht vermischt werden.

Aufgaben

Unter Aufgaben liegt eine dichte Übersicht mit Zustand, Dringlichkeit, Fälligkeit und zuständiger Person. Drei Zustände: offen, in Bearbeitung, erledigt.

Eine Aufgabe lässt sich einem Projekt zuordnen und einer frei benennbaren Kategorie mit eigener Farbe. Kommentare und ein Verlauf halten den Fortschritt direkt an der Aufgabe fest — nicht in einer Mail, die niemand mehr findet.

Zeitachse

Im Projekt unter Zeitachse steht der Plan: jede Aufgabe ein Balken, jeder Meilenstein eine Raute. Balken lassen sich verschieben und an den Rändern verlängern, Meilensteine ebenso — was Du ziehst, steht sofort in der Aufgabe.

Die Auslastung rechnet mit den Arbeitstagen der Person, nicht mit fünf Tagen für alle. Wer am Montag und Dienstag arbeitet, ist mit sechzehn Stunden in der Woche voll ausgelastet, nicht zu vierzig Prozent. Termine aus dem Kalender-Modul zählen mit, sofern es installiert ist: nicht alle Zeit fliesst in Projekte.

Was aufs Blatt kommt

Vor dem Druck wählst Du den Ausschnitt — Datum von/bis, ab einem Meilenstein, oder einen Bereich der Namensspalte. Dazu Massstab (Tage, Wochen, Monate), Papier (A4 oder A3, hoch oder quer) und wonach die Balken eingefärbt werden: Status, zuständige Person, Kategorie oder Etikett.

Für einen Schwarzweissdrucker gibt es Muster statt Flächen. Fünf davon lassen sich unterscheiden; bei mehr Farben liest man besser in der Namensspalte nach.

Zeit erfassen

Zeit erfasst Du gegen ein Ticket, eine Aufgabe oder ein Projekt: mit Start- und Endzeit, als reine Stundenzahl, oder mit einem laufenden Zähler direkt am Ticket.

Der Zähler am Ticket ist der Weg, der im Alltag benutzt wird. Alles andere wird nachgetragen, und Nachgetragenes ist geschätzt.

Dateien und Anhänge

Dateien liegen am Projekt unter Dateien und an jeder einzelnen Aufgabe. Beide Stellen zeigen dasselbe: oben eine Leiste mit dem Umschalter Liste oder Kacheln, daneben die Ablagefläche zum Hineinziehen.

In der Kachelansicht bekommt jede Datei ein Vorschaubild — Fotos und Bilder, und bei PDF die erste Seite. Was sich nicht abbilden lässt, zeigt sein Kürzel: STL sagt mehr als ein Blatt Papier, das für jede Art dasselbe ist.

Die Wahl zwischen Liste und Kacheln gilt für Dich, nicht für alle: sie bleibt in Deinem Browser und wirkt am Projekt wie an der Aufgabe.

Übersicht und Rapporte

Die persönliche Wochenübersicht zeigt die erfasste Zeit je Tag, dazu die Soll-Arbeitszeit und die laufende Bilanz an Über- oder Unterzeit.

Wochen-, Monats- und Jahresrapport fassen dieselben Daten in druckbarer Form zusammen — für die Personalabteilung, für den Kunden oder für einen Abschluss.

Was auf dem Rapport steht

Über der Tabelle steht eine Zusammenfassung: Über-/Unterzeit, Arbeitszeit, Arbeitstage, Absenztage je Art und Feiertage. Auf dem Wochen- und Monatsblatt steht unter dem Saldo zusätzlich der Jahresstand — die Frage nach «wie lief diese Woche» ist selten die letzte.

Ist das Personalmodul installiert, kommen Ferienguthaben und Wochenarbeitszeit dazu. Ohne das Modul fehlen genau diese Kacheln und sonst nichts.

Jede Zahl trägt ihre Einheit: in der Tabelle im Spaltenkopf, bei den Kacheln am Wert. 08:12 sind acht Stunden und zwölf Minuten, nicht 8,12 Stunden.

Jeder Rapport passt auf eine Seite A4, Unterschriftenzeilen eingeschlossen — auch der Monat mit einunddreissig Zeilen.

Briefkopf einstellen

Unter Verwalten → Aktivitäten → Rapporte hinterlegst Du Logo, Firmenname, Anschrift und Akzentfarbe. Steht ein Logo, tritt es an die Stelle des Firmennamens, und der Name wandert über die Anschrift.

Ohne eigene Angaben nimmt der Rapport den Firmennamen, den FreeScout ohnehin kennt. Du musst also nichts einstellen, damit ein brauchbares Blatt herauskommt.

Zeitfreigabe

Ist die Funktion eingeschaltet, reichst Du eine Woche mit einem Klick zur Freigabe ein. Danach sind die Einträge dieser Woche gesperrt, bis eine vorgesetzte Person sie bewilligt oder zurückweist.

Die Sperre ist der Punkt: eine eingereichte Woche, die sich noch ändern lässt, ist keine eingereichte Woche.

Produkte verknüpfen

An Tickets, Aufgaben und Projekten lassen sich Artikel aus dem Bexio-Modul als Leistungsposition anhängen. Sie erscheinen später direkt als Positionen bei der Abrechnung unter Finanzen — Du musst sie dort nicht ein zweites Mal zusammensuchen.

Gut zu wissen

Abgerechnete Zeit ist fest

Ein Zeiteintrag, der schon in einer Abrechnung steckt, lässt sich nicht mehr ändern. Willst Du ihn korrigieren, muss er zuerst aus der Abrechnung entfernt werden. Das ist Absicht: eine Zahl, die auf einer verschickten Rechnung steht, darf sich nicht rückwirkend bewegen.

Ein Projekt, eine Kundenzuordnung

Alle Aufgaben eines Projekts übernehmen dessen Kunden. Wechselt der Kunde des Projekts, wirkt das nicht rückwirkend auf bereits erfasste Zeit — die bleibt beim damaligen Kunden, was für die Auswertung richtig ist.

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